Menu
Asiakasportaali 24h

Uutiset

23.09.2020

Pääkäyttäjäpalvelu tarjoaa monia hyötyjä

Tunnistamme asiakkaidemme toimintaa tukevien tietojärjestelmien kentässä merkittävää muutosta ja samalla yhteistyön mahdollisuuksia asiakasorganisaatioiden välillä. Uskomme muutoksen mahdollistavan asiakkaillemme jopa kustannussäästöjä verrattaessa tilanteeseen, että nykyistä toimintamallia jatkettaisiin organisaatioissa kuten ennenkin. Pureudun tässä artikkelissa tunnistamiimme mahdollisuuksiin tietojärjestelmien pääkäyttäjätehtäviin liittyen.

Tällä hetkellä lähes kaikista kunnista ja kuntayhtymistä löytyy nimetty henkilö, joka vastaa organisaation toimintaa tukevan tietojärjestelmän päivittäisestä tuesta organisaation käyttäjille. Kyseinen henkilö on tietojärjestelmän pääkäyttäjä, ja jokaiselle tietojärjestelmälle on määritetty valtaosassa organisaatioita oma pääkäyttäjänsä. Pääkäyttäjän tehtäviin kuuluvat tyypillisesti nimetyn tietojärjestelmän käyttövaltuushallinta, eli tehtävät huolehtia ketkä organisaation käyttäjät pääsevät tietojärjestelmään ja millä oikeuksin, käyttäjien päivittäinen tukeminen tietojärjestelmän käytössä, sekä mahdollisesti tietojärjestelmään liittyvä toimittajasuhteen hallinta. Pääkäyttäjät vastaavat myös järjestelmien päivitysprojekteista yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa. Pääkäyttäjät toimivat keskeisessä roolissa tietojärjestelmän kyvykkyyksien realisoitumisessa organisaation toiminnan hyödyksi. Pääkäyttäjät tekevät tässä läheistä yhteistyötä toimintaprosesseista vastaavien ja näissä työskentelevien henkilöiden kanssa, jäsentämässä toiminnasta nousevia tarpeita, sekä tehden arviointia tietojärjestelmän muutoksista ja tulevien versioiden ominaisuuksista organisaation toiminnan kehittämiseksi.

Todellisuudessa monessa kunnassa ja kuntayhtymässä pääkäyttäjän tehtäviä hoidetaan muiden tehtävien ohella ja tehtävät painottuvat pääasiassa päivittäisen käyttäjähallinnan sekä käyttäjien avuntarpeisiin vastaamiseksi. Toiminnan kehitystyö ja tietojärjestelmien kyvykkyyksien arviointi organisaation tarpeisiin jää useasti valitettavan vähäiseksi.

LapIT on tunnistanut, että monet organisaatiot hyötyisivät keskistetystä pääkäyttäjäpalvelusta. Pääkäyttäjätehtävät ovat samankaltaisia kuntien ja kuntayhtymien samanmerkkisissä tietojärjestelmissä, vaikkakin tietojärjestelmien päivittäisessä käytössä saattaa ilmetä eroja. Tietojärjestelmää tunteville pääkäyttäjäasiantuntijoille näiden erojen tunnistaminen on monesti helposti opittavissa ja organisaatioiden erilaiset tavat hyödyntää järjestelmää kääntyvätkin äkkiä parhaiksi käytänteiksi jaettavaksi organisaatioiden välillä ja toiminnan kehittämiseksi. Tämän olemme jo havainneet LapIT:lle ulkoistettujen ensimmäisten tietojärjestelmien pääkäyttäjäpalveluiden kohdalla.

Tarjoamme pääkäyttäjäpalvelua tällä hetkellä henkilöstön työvuorosuunnittelujärjestelmä Titaniassa ja potilashallintojärjestelmä Oberonissa. Lisäksi tunnistamme vastaavia mahdollisuuksia lukuisissa asiakas- ja potilastietojärjestelmissä, talous- ja henkilöstöhallinnon, arkistoinnin ja asianhallinnan, sivistystoimen, sekä teknisen- ja ympäristötoimen tietojärjestelmissä. Pääkäyttäjäpalvelun perustaminen tietylle tietojärjestelmälle tarkoittaa usein asiakkaamme tai asiakkaidemme muutaman pääkäyttäjien siirtymistä LapIT:n palvelukseen. Siirtyvät henkilöt pääsevät vahvistamaan osaamistaan tietojärjestelmään liittyen, tekemään yhteistyötä usean asiakasorganisaation kanssa ja tukemaan asiakkaidemme toiminnan kehittämistä. Lisäksi pääkäyttäjät pääsevät näköalapaikalle seuraamaan alueellista ja kansallista tietojärjestelmäkentän kehittymistä. Pääkäyttäjäpalvelun ulkoistaneille ja palvelun piiriin liittyville asiakkaillemme pystymme tarjoamaan tiimin, joka vastaa pääkäyttäjäpalvelun jatkuvuudesta eri ajanhetkinä. Lisäksi pääkäyttäjäpalvelun sisältöä on pystytty kehittämään LapIT:n ottaessa vahvempaa roolia tietojärjestelmän toimittajasuhteen hallinnassa, kuin myös osallistuessa asiakkaan toiminnan kehittämiseen tuoden osaamista tietojärjestelmän uusista kyvykkyyksistä.

Toiminnan hyötyjen lisäksi pääkäyttäjäpalvelu realisoituu asiakkaidemme kustannussäästöksi kun useampi asiakasorganisaatio liittyy hyödyntämään palvelua jakaen palvelusta muodostuvia kustannuksia. Lisäksi asiakasorganisaatioissa oman henkilöstön työaikaa vapautuu niihin muihin tehtäviin, joiden rinnalla pääkäyttäjätehtäviä on mahdollisesti aikaisemmin tasapainoteltu.

Rohkaisemmekin asiakkaitamme keskusteluun ja tuomaan esille tietojärjestelmien pääkäyttäjätehtävien tilannetta. Muutostarpeet ovat asiakkaillemme monesti hyvin samanaikaisia ja -kaltaisia, ja pystymmekin asiakkaidemme omistamana yhtiönä saattamaan asiakkaitamme yhteen pääkäyttäjäpalvelun mahdollisuuksista. Asiakkuuspäällikkömme ja liiketoimintajohtajamme tarjoavat teille mielellään lisätietoa nykyisistä pääkäyttäjäpalveluistamme ja keskustelevat kanssanne organisaationne pääkäyttäjätilanteesta.

Yhteistyössä tulevaisuutta rakentamassa.

Klaus Kianen

X