1. Yhteistyö on voimaa
Vuonna 2013 Lapin sairaanhoitopiirissä starttasi KURSuT-projekti, jonka lähtökohtaisena tavoitteena oli uudistaa sairaanhoitopiirin ja keskussairaalan raportointijärjestelmä. Vuodesta 2014 lähtien LapIT on tuottanut osan projektin tarvitsemista BI-asiantuntijapalveluista. Lapin sairaanhoitopiirin, Eximia Business Intelligence Oy:n ja LapIT:n hyvän yhteistyön tuloksena Lapin keskussairaalassa on saatu käyttöön kokonaan uusi tiedon yhtenäistämisen ja varastoinnin malli.
Vuoteen 2018 jatkuvassa projektissa otetaan nyt isoja askelia kohti tiedolla johtamista ja tiedolla tekemistä. Kaira-portaalin tarjoamaa monipuolista tietoa käytetäänkin yhä enenevässä määrin tukena päätöksenteossa.
2. Palapelistä kokonaisuuteen
Projektin ensimmäisenä tehtävänä oli ratkaista pirstaloituneen tiedon ongelma. Lapin sairaanhoitopiirillä on käytössään kymmeniä eri tietojärjestelmiä, jotka tuottavat päivittäin dataa potilaisiin[1], hallintoon ja tukipalveluihin[2] liittyen. Organisaatiossa datan määrä on siis suuri, mutta kokonaiskuvan hahmottaminen oli haastavaa tiedon hajanaisuuden vuoksi.
Ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan perustamalla sairaanhoitopiirille oma tietovarasto LappiDW, jonne keskeisimpien tietojärjestelmien datat tuodaan päivittäin, osa jopa 15 minuutin välein. Vuonna 2017 LappiDW:lle tuodaan dataa jo lähes neljästäkymmenestä sairaanhoitopiirin eri tietojärjestelmästä.
LappiDW:ltä data viedään raportointityökaluihin (Qlikview ja MS SQL Server Reporting Services), joissa tiedoista muodostetaan käyttäjien tarpeisiin dynaamisia raportteja, jotka mahdollistavat tietojen tarkastelun useasta eri näkökulmasta.
Raporteilla voi hakea tietoa esimerkiksi erikoisalojen käynti-ja potilasmäärien kehityksestä vuosi ja kuukausitasolla, etsiä päivystyksen päivä- ja tuntikohtaisia kävijämääriä, tai tutkia leikkaussalien käyttöaikoja. Dynaamiset raportit tarjoavat vastauksia niin laajoihin kuin yksityiskohtaisiin kysymyksiin.
KURSuT-projektissa LapIT:n asiantuntijat ovat yhdessä sairaanhoitopiirin henkilöstön kanssa määritelleet käyttäjien tietotarpeet liittyen esimerkiksi henkilöstöön, talouteen ja toimintaan. Raportit ovat hyödynnettävissä Lapin Kaira -portaalin (Sharepoint) kautta, jonne jo yli 300:lla Lapin sairaanhoitopiirin työntekijällä on käyttöoikeudet.
3. Raportoinnin kehittäminen – tieto päivittäisen johtamisen tukena
LappiDW:n, Lapin Kaira -portaalin sekä useiden raporttien valmistuttua KURSuT-projektin keskeisenä tehtävänä on tiedolla johtamisen toimintamallien kehittäminen, jalkauttaminen ja juurruttaminen kiinteäksi osaksi organisaation ja sen henkilöstön normaalia toimintatapaa. Tavoitteena on tuottaa sairaanhoitopiirin eri organisaatioyksiköille tietoa päivittäisjohtamisen tueksi.
Mutkaton tietojen käytettävyys edellyttää, että päivittäisjohtamiseen tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla ”yhden klikkauksen” periaatteella. Vaatimuksena on, että avattuaan Lapin Kaira -portaalin käyttäjälle avautuu oma etusivu, jossa esitetään käyttäjäryhmäkohtaisesti relevantteja tietoja oman yksikön toiminnasta. Etusivuilla esitetään useista eri lähteistä yhdisteltyä tietoa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi palveluiden kysyntä tänään ja tulevina lähipäivinä (esim. potilasmäärä), yhteistyöyksiköiden tilanne (esim. päivystys, kirurgia, vuodeosastot), yksikön taloustilanne sekä asiakastyytyväisyys. Etusivunäkymien halutaan aidosti olevan johtamisen työvälineitä.
Tiedolla johtamisen kehittyminen organisaatiossa helpottaa työn suunnittelua sekä parantaa toiminnan ja palveluiden laadukkuutta sekä tehokkuutta. Dataa ja siitä muodostettua tietoa on paljon saatavilla. Siksi olennaista onkin selvittää, mikä tieto on merkityksellistä toiminnan johtamisessa ja päätöksien tekemisessä.
4. Tietovarastosta aluetietovarastoksi
LappiDW on jatkuvasti kehittyvä ja datamassaltaan kasvava tietovarasto. Lapin sairaanhoitopiirin omien tietojärjestelmien tuottaman datan lisäksi siihen on jo alettu tuomaan dataa alueen perusterveydenhuollon tietojärjestelmistä. Projektin tavoitteena on alkaa suunnittelemaan ja toteuttaa samantyyppisiä raportteja kuntaorganisaatioiden tarpeisiin kuin nyt sairaanhoitopiirin sisäisiin tarpeisiin on toteutettu.
[1] Esim. potilaiden ajanvaraukset, laboratoriokokeet, röntgen- ja patologiatutkimukset, leikkaukset jne.
[2] Esim. talous, henkilöstöhallinto, välinehuolto, ravintokeskus jne.
